Forretningsorden for Stoholm Idrætsforening – Gymnastik
Vedtaget d. 4. juni 2024
- 1 Navn
Afdelingens officielle navn er Stoholm Idrætsforening – Gymnastik.
Afdelingen er en del af Stoholm Idrætsforening (SIF) og er som sådan underlagt SIFs vedtægter.
- 2 Formål
Det er afdelingens formål at udbyde gymnastikaktiviteter i SIF og lade så mange som mulig få glæde af gymnastikken.
- 3 Specialforbund
Foreningen er medlem af DGI.
- 4 Årsmøde
Senest 7 dage før den årlige ordinære generalforsamling i SIF afholder afdelingen årsmøde. Årsmødet skal være varslet 2 uger inden afholdelse via opslag på hovedforeningens og afdelingens hjemmeside, samt de sociale medier.
På årsmødet behandles som minimum følgende punkter:
- Valg af ordstyrer, referent og stemmetæller
- Formandens beretning
- Fremlæggelse af afdelingens regnskab til godkendelse
- Indkomne forslag
- Forslag til handleplan, budget og kontingent
- Valg af afdelingsbestyrelse og suppleanter
Forslag, der ønskes behandlet på en afdelings årsmøde, skal indgives skriftligt på mail senest 7 dage før årsmødet.
Stemmeret opnås kun ved et personligt fremmøde. Stemmeret har alle medlemmer over 16 år og én af forældrene for medlemmer under 16 år. En opstillingsberettiget, der er forhindret i at være til stede på årsmødet, kan vælges, hvis vedkommende skriftligt har erklæret sig villig til at modtage valg. Alle beslutninger på årsmødet tages ved almindeligt stemmeflertal. En afstemning skal være skriftlig og hemmelig, såfremt 1 medlem fremsætter ønske herom.
Medlemmerne af HB indbydes til deltagelse i årsmøderne.
Referatet af årsmødet lægges på hjemmesiden senest 14 dage efter mødets afholdelse.
- 5 Afdelingsbestyrelse
Afdelingsbestyrelsen er afdelingens daglige ledelse og repræsenterer afdelingen i alle forhold. Afdelingsbestyrelsen konstituerer sig på første møde efter årsmødet med formand, næstformand, kasserer og sekretær. Formanden har ansvar for udsendelse af dagsorden og er mødeleder. Ved formandens forfald indtræder næstformanden i vedkommendes sted. Kassereren har ansvar for afdelingens regnskabsførelse. Sekretæren fører protokol fra samtlige afdelingsbestyrelsesmøder og årsmøder. Blandt medlemmerne af afdelingsbestyrelsen udpeges et medlem til HB.
En afdelingsbestyrelse kan bestå af 3-7 medlemmer. Medlemmerne vælges for en 2-årig periode, således at der i ulige år vælges op til 3 personer og i lige år vælges op til 4 personer.
Afdelingsbestyrelsens arbejde tager udgangspunkt i denne forretningsorden, hvorefter HB orienteres.
- 6 Afdelingsbestyrelsens møder
Mødefrekvens
Afdelingen mødes jf. sæsonkalenderen, som udarbejdes i foråret i sæsonpausen.
Er et medlem forhindret i at deltage i et møde, meddeler vedkommende dette til formanden/sekretæren inden mødets afholdelse. Afbud noteres i referatet fra mødet.
Dagsorden
Et medlem kan senest otte dage forud for et ordinært møde indgive skriftlig anmodning om behandling af en sag, derefter sætter formanden denne sag på dagsordenen for førstkommende møde.
Formanden foranlediger, at der senest fredagen før et ordinært møde udsendes skriftligt materiale til hvert af afdelingsbestyrelsens medlemmer.
Ved indkaldelse til ekstraordinært møde giver formanden i videst muligt omfang medlemmerne underretning om de sager, der skal behandles på mødet.
Beslutningsdygtighed
Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af dens medlemmer, heriblandt formanden eller næstformanden, er til stede.
Udvalg
Afdelingsbestyrelsen kan nedsætte et eller flere underudvalg til varetagelse af bestemte hverv eller til udførelse af forberedende eller rådgivende funktioner. Afdelingsbestyrelsen bestemmer underudvalget sammensætning og definerer udvalgets opgave.
Habilitet
Afdelingsbestyrelsen træffer beslutning om, hvorvidt et medlems interesse i en sag er af en sådan beskaffenhed, at medlemmet er udelukket fra at deltage i afdelingsbestyrelsens forhandling og afstemning om sagen.
Et medlem skal underrette afdelingsbestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der kan give anledning til tvivl om pågældendes habilitet.
Afstemning
Afstemning sker ved håndsoprækning. Dog skal der foretages skriftlig afstemning, såfremt et medlem ønsker dette.
Alle beslutninger foretages ved flerstemmighed, for så vidt andet ikke er skrevet i Stoholm IF’s vedtægter eller nærværende forretningsorden.
Skønner formanden, at en sags udfald er så utvivlsomt, at afstemningen vil være overflødig, udtaler formanden dette med angivelse af den opfattelse, formanden har med hensyn til sagens afgørelse. Hvis intet medlem forlanger afstemning, kan formanden erklære sagen for afgjort i overensstemmelse med den af formanden afgivne opfattelse
Beslutningsprotokol
Afdelingsbestyrelsens beslutninger føres til referat. Ethvert bestyrelsesmedlem kan forlange sin afvigende mening ført til referatet. Referatet skrives under mødet, så alle kan se med, og derved under mødet kan gives indsigelser. Referatet betragtes godkendt, når mødet er afsluttet.
- 7 Aftaleret
Det er formanden og kassereren i forening med et andet bestyrelsesmedlem, der har ret til at indgå aftaler på foreningens vegne. Bestyrelsen kan uddelegere aftaleretten til enkelte bestyrelsesmedlemmer eller nedsatte arbejdsgrupper. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.
- 8 Opløsning
Afdelingen kan kun nedlægges, hvis det vedtages på en ordinær generalforsamling i Stoholm IF efter indstilling fra det nærmest forudgående årsmøde i afdelingen. I tilfælde af nedlægning af afdelingen skal alle midler aktive såvel som passive tilfalde hovedorganisationen, Stoholm Idrætsforening.
- 9 Ikrafttrædelse
Denne forretningsorden træder i kraft d. 6. juni 2024.
Bestyrelsens underskrifter